Formulación de la solución: Logros, Productos y Objetivos

Se han definido los problemas como situaciones que se oponen a nuestras intencionalidades. Una solución es un cambio esencial que transforma la situación desfavorable en una situación compatible con nuestra intencionalidad.

En algunas ocasiones el azar y el tiempo pueden transformar los problemas en soluciones. Infortunadamente ello no suele ocurrir con problemas complejos como los que enfrentan las organizaciones y las comunidades, las cuales deben esforzarse sistemáticamente para lograr los cambios esperados. En las películas de aventuras, es posible que los protagonistas encuentren en el último momento una solución inesperada a sus problemas; los gestores de proyectos no cuentan con tanta suerte y deben confiar más en sus acciones que en el azar.

Se denomina logro al resultado de una acción. Muchos autores se refieren a este concepto como resultado. En el contexto teórico de la gestión de proyectos, los logros deben corresponder a cambios sustanciales de la situación problema donde ha desaparecido la condición desfavorable para dar paso a la condición favorable. Formalmente, los logros deben expresarse como oraciones con sentido completo que expresan positivamente la situación favorable esperada. Para anticipar los logros, algunos autores recomiendan transformar la expresión negativa, donde se formulaba el problema, en una expresión positiva que describa la situación ideal esperada. Otros autores prefieren usar el término producto, enfatizando en la necesidad de visualizar los logros como resultados concretos, tangibles y observables.

Algunas corrientes administrativas se refieren a los resultados como objetivos; sin embargo valdría la pena hacer una discusión al respecto. Un objetivo es la expresión anticipada de un resultado esperado en el futuro.

Los objetivos constan de cuatro (4) componentes esenciales o básicos:

Esenciales: Qué. Cuando, Dónde, Cómo

Además de los Complementarios:

Quién, Con qué, Para qué, Para quién, Cuanto

1.   ¿Qué se espera lograr? Este componente tiene a su vez dos (2) elementos:

» El producto, logro o resultado esperado propiamente dicho, se expresa como un sustantivo referido a un objeto o situación tangible y o medible (observable), aunque sólo en algunos casos esta medición sea cuantificable. Si el producto se define bien, la formulación de objetivos será relativamente más fácil.

» Una acción expresada en infinitivo verbal (ar, er, ir), que indica el tipo de esfuerzo que se hará para lograr el producto. Por ejemplo: generar, aumentar, reducir, fortalecer, diseñar, implantar, valorar, producir, eliminar, transformar.

Ambos elementos configuran el núcleo del objetivo. Ejemplos:

·         Reducir: El costo de operatividad

·         Aumentar: El nivel de escolaridad

·         Mejorar: La calidad de la educación

2.       ¿Cuándo? El objetivo debe delimitar un horizonte temporal, precisando el tiempo límite para alcanzar el resultado esperado. Por ejemplo: Junio - Diciembre de 2014

3.       ¿Dónde? Este elemento del objetivo delimita el lugar o ámbito geográfico donde se alcanzará el resultado. Por ejemplo: "en la Comuna Panal 2021", "en la Unefa extensión Guacara"

4.       ¿Cómo se va a lograr? Esta información da cuenta del método o estrategia que se aplicará para lograr el resultado esperado. Por ejemplo: "mediante acciones educativas", "utilizando diferentes técnicas administrativas de control de gestión", "utilizando el Enfoque PESI (Plan Estratégico de Sistemas de Información"), entre otros.

Adicionalmente los objetivos pueden expresar otra información que puede ser importante para prever el alcance del resultado:

•         ¿Quién? Precisa el responsable de obtener el resultado.

•         ¿Con qué? Describe los recursos e instrumentos utilizados para obtener el resultado.

•         ¿Para qué? Se refiere a la finalidad o resultado último del proceso.

•         ¿Para quién? Define los beneficiarios del resultado esperado.

•     ¿Cuánto? Precisa la cantidad de resultado que se obtendrá. En este caso se habla de metas. Una meta es un tipo particular de objetivo cuyo resultado se ha cuantificado en el tiempo. No todos los resultados se dejan medir cuantitativamente. Cuando esto ocurre, se especifica las características de calidad del resultado o producto esperado y se expresa el tiempo en que se esperan estos cambios.

Los objetivos pueden ser generales o específicos. Esta diferencia es convencional. Un objetivo general expresa el resultado en términos amplios, en cuyo caso deberá descomponerse en tantos objetivos específicos cuantos productos diferentes pretenda alcanzar.

Construir objetivos generales es un recurso muy útil que permite al analista integrar o "empaquetar" diferentes intencionalidades que de otra forma permanecerían dispersas y serían, por lo tanto, más difíciles de manejar. Sin embargo, este esfuerzo integrador puede exigir al analista sacrificar en parte la precisión y detalle que, en cambio, sí deben exigirse a los objetivos específicos.

Los objetivos específicos deben dar cuenta, en forma secuencial, de los diferentes apartes que forman el todo del objetivo general.

De manera bilateral se deberá revisar que el cumplimiento de todos los objetivos específicos, dé cuenta del cumplimiento del objetivo general, y viceversa, verificando que el objetivo general se logre a través de los específicos.

Actividades para identificar y precisar el problema

Para definir el problema hay que tener en cuenta algunos procedimientos que deben entremezclarse de manera interactiva más que secuencial, pues con frecuencia una decisión posterior exigirá replantear decisiones anteriores.

Estos procedimientos son:

1.    Definición y delimitación de la intencionalidad general que inspira el proyecto (Formulación de la plataforma de gestión del proyecto).

2.    Preselección de la problemática.

3.    Análisis y caracterización de los involucrados.

4.    Documentación sobre el tema.

5.    Elaboración del diagnóstico general o problemática general: comprende la elaboración de un inventario de problemas.

6.    Elaboración del diagnóstico contextual: este paso se refiere a la localización del problema en su contexto, e implica dos tareas:

     *Preselección de problemas.                            

     *Priorización de problemas.

7.    Elaboración del diagnóstico etiológico (estudio de la causalidad) que explique por qué se está produciendo el problema seleccionado.

     *Identificación de las causas y sus relaciones.      

     *Priorización de las causas a intervenir.

8.    Valoración de las consecuencias del problema.

9.    Formulación técnica del problema.

¿Quiénes son "los involucrados"?

No existe problema sin doliente, pero no todos los que tienen interés en el problema están interesados en resolverlo.

Esta frase, aparentemente paradójica, refleja, la diversidad de condiciones e intereses de las personas. Si bien la variabilidad es una potencialidad de la especie humana, con mucha frecuencia origen de iniciativas y soluciones muy creativas y efectivas, en ocasiones puede dar origen a conflictos y contradicciones alrededor de situaciones específicas, que algunos perciben con malestar y otros consideran benéficas.

Para el proyectista sería relativamente fácil diseñar el proyecto si todas las personas afectadas directa o indirectamente por su ejecución tuvieran el mismo interés en los resultados. Esta situación no ocurre en la realidad, y el gestor de proyectos deberá no sólo esforzarse desde el comienzo por identificar los intereses de las personas potencialmente motivadas en mantener o en cambiar las condiciones, sino también, por explorar y generar los acuerdos y consensos del caso, cuando se presenten contradicciones de fondo. Omitir esta fase es, con demasiada frecuencia, causa del fracaso de los proyectos. Los involucrados pueden ser personas, grupos u organizaciones que, de alguna manera, están relacionados con el problema y/o con las posibles soluciones.

¿Qué se entiende por Problema?

En el lenguaje corriente se usa la expresión problema para referirse a una situación molesta y perturbadora, valorada desfavorablemente por las personas. El término "problema" designa una dificultad que no puede resolverse automáticamente, surgiendo de la insatisfacción de un sujeto en relación con la situación específica manifiesta en el objeto. Los problemas pueden expresar dificultades, tensiones, preguntas, obstáculos, oportunidades y necesidades.

Técnicamente, la expresión del problema tiene un sentido amplio que pasa del carácter desfavorable de la situación al interés particular del sujeto: Un problema se define siempre en función de un interés particular de una persona o un grupo. Desde este enfoque las situaciones que se enfrentan no son problemas en sí mismas; son problema cuando chocan con nuestros intereses. Si alguien está interesado en el dinero, conservarlo o adquirirlo puede ser un problema para él; para otra persona a quien no le interese el dinero, éste no será problema. En éste, como en otros casos, la importancia del problema se medirá en función del interés del sujeto: Mientras mayor sea mi interés por el dinero, más intenso será para mí el problema de adquirirlo o conservarlo.

Los intereses de las personas pueden derivar en intencionalidades o propósitos. Un propósito  es una representación mental cargada de afecto sobre algo que se quiere ser, tener o hacer en un futuro. El propósito es una intencionalidad con dos (2) componentes básicos: la imagen o representación del futuro esperado y la fuerza que impulsa al sujeto a conseguir ese futuro. Mientras imaginemos nuestras intencionalidades de manera borrosa, tendremos dificultad para valorar las situaciones como favorables o desfavorables. Por otra parte, una imagen clara de la situación deseada no basta para que el propósito se cumpla, si no se apoya en una fuerza interior que impulse a buscarla y alcanzarla. Los seres humanos conforman propósitos, partiendo de necesidades orgánicas, psíquicas y sociales, y de la forma como se interpreten y se asuman las experiencias a lo largo de la vida. Puede decirse entonces que los propósitos e intereses, tanto individuales como colectivos son construcciones históricamente determinadas y que el entorno social influye mucho en la manera como se enfrente al futuro.

Una situación es una circunstancia o un hecho que se presenta al analista en un momento particular. Las situaciones son construcciones que hace el analista con base en la información disponible. Por sí misma, las situaciones no son buenas ni malas. Las situaciones pueden ser valoradas desfavorablemente por un sujeto cuando amenazan sus intereses e intencionalidades. Decimos entonces que tal situación, considerada como contraria a los intereses, es un problema para ese sujeto. Por ejemplo, una prueba de embarazo positiva puede ser un hecho feliz para algunas mujeres, mientras otras pueden considerarlo como un serio problema. En el mismo sentido, si dos personas tienen intereses contrarios, la situación que es problema para una de ellas puede ser solución para la otra. Con frecuencia, la situación presente puede ser favorable y el problema para el proyectista radica precisamente en la amenaza de perder o de no aprovechar los beneficios actuales. Con base en estos argumentos podemos concluir que la valoración de problemas no es sólo un procedimiento técnico, dado que conlleva también una dimensión subjetiva cultural, ética y política.

Problema es, entonces, aquello que preocupa. Los problemas son el producto de nuestra valoración. La historia y la actitud de las personas también influyen en la valoración de los problemas. Algunas personas tienen la tendencia a valorar todo lo que les ocurre como amenazador y peligroso; otras perciben los cambios como oportunidades y procuran sacar de ellos el mejor partido. A los pesimistas se les debería recordar que la mayoría de las situaciones que se enfrentan a diario no son problemas por sí mismas, y aquellas que se valoran como tales son tanto más importantes (prioritarias) cuanto más fuerte sea el interés contra el cual chocan. En sociedades inequitativas, como las que enfrenta el mundo globalizado, los optimistas deberían reconocer también que sus ventajas y prerrogativas son precisamente el problema de los grupos socialmente excluidos.

No todas las personas tienen la misma capacidad para valorar una situación como problema. Hacerlo, implica que el sujeto tiene un grado de conocimiento que le permite relacionar la situación con ciertos eventos que él considera desfavorables.

Los problemas se caracterizan por tres (3) rasgos:

•         Son usualmente complejos y difíciles de delimitar desde el punto de vista teórico.

•         Suelen relacionarse con "soluciones" específicas; estas son preconcepciones de una situación diferente al problema, que es construida por el proyectista con base en su percepción del problema y que siempre conlleva juicios subjetivos de valor.

•         El hecho que una situación se considere o no problema, depende principalmente de los intereses del sujeto que realiza el análisis, y en menor grado de la calidad de la información disponible.

Un buen análisis exige hacer una identificación específica de los factores relacionados con la aparición del problema, diferenciándolos de otros de menor relevancia, indicar las relaciones entre ellos y valorar su grado de influencia sobre el fenómeno en estudio.

La formulación de los problemas tiene un componente subjetivo esencial y muy importante. Por ello mismo, las soluciones planteadas difícilmente son neutrales desde la perspectiva ideológica. Si bien, esta característica se presenta también en las demás manifestaciones de producción de conocimiento, adquiere mayor relevancia en el abordaje de las situaciones humanas y sociales, y da origen a dos grandes consecuencias sobre los problemas analizados: la primera, es que no existen soluciones correctas "únicas" y la segunda, que la solución a muchos problemas necesariamente implica tener en cuenta otros puntos de vista, diferentes al del propio analista. Por lo tanto, siempre existirán mejores y peores soluciones a un problema, desde los diferentes criterios técnicos, ideológicos o éticos.

El tercer rasgo de los problemas sociales, toca con la importancia que juegan las fuentes de información como mediadores entre el dato y el conocimiento. La mayoría de las veces los datos empíricos de la realidad social se ofrecen a nuestro conocimiento ya codificados en diferentes formas: textos escritos u orales, fotografías, imágenes, objetos, mapas, tablas, gráficos, estadísticas, etc. Por esta razón, el analista deberá valorar cuidadosamente el valor del dato y mucho de su esfuerzo deberá dirigirse a extraer la información útil que pudiera reflejar el dato y a interpretarlo de manera apropiada. 

Aún entre analistas expertos, a menudo puede costar dificultad coincidir en la forma de definir y valorar las situaciones como problemas, pues los intereses y propósitos figuran entre las condiciones que más diferencian a una persona de otra y explican, en muchas ocasiones, la infinita variabilidad de los seres humanos.

¿Qué es un proyecto?

Para la postura clásica, el proyecto se concibe como un conjunto de actividades que se pueden identificar al interior de una organización, y gerenciarse en forma independiente. Sus características más relevantes son su temporalidad y singularidad. Son entonces esquemas específicos de acción que desarrollan un componente particular, al interior de un plan, un programa o un subprograma, en un período definido.

Para nuestro caso el proyecto se concibe como un conjunto articulado de decisiones detalladas en su alcance, y de actividades interrelacionadas y coordinadas hacia un objetivo específico. Tanto las decisiones como las actividades propenden conjuntamente por un resultado definido en un tiempo limitado y con unos recursos determinados. Un subproyecto es una unidad de gestión diseñada al interior de un proyecto para administrar, de manera específica, un tipo particular de resultados agrupados con fines operativos. Los criterios para desagregar un proyecto en subproyectos son eminentemente operativos (convencionales) y obedecen a condiciones prácticas asumidas por el analista.

El proyecto se considera como la estrategia operativa de gestión para ejecutar los planes y programas, porque hace posible pasar de la idea a la realidad y de la teoría a la práctica. Su capacidad para transformar situaciones concretas es mayor que la de los planes. La ejecución de los proyectos da lugar a productos identificables susceptibles de evaluación y en esta medida puede ser la base de control del gasto público social.

Todo proyecto tiene principio y fin. La característica de los proyectos es su concreción y, especialmente, su auto-limitación tanto en recursos como en tiempo. Un proyecto deberá terminar cuando se logre el resultado previsto o cuando se demuestre la incapacidad para lograrlo.

Tipos de proyectos

Existen tantos proyectos cuantas intencionalidades pueda organizar el ser humano. Existen también innumerables maneras de clasificar los proyectos, pero la mayoría de las taxonomías obedecen a algún tecnicismo o reflejan un modo específico de actuar de las grandes agencias de desarrollo o de los órganos correspondientes del nivel nacional. En la práctica, estas clasificaciones tienen poca utilidad, y resulta más conveniente designar los proyectos por sus objetivos dentro del área programática a que se aplican. Los autores han diferenciado algunos tipos de proyectos sin que las categorías sean completamente excluyentes. Pero los principios y técnicas requeridos para garantizar su éxito sí lo son.

Entre los diferentes tipos de proyectos se destacan los siguientes:

·     Proyectos de inversión o desarrollo social: dirigidos a resolver un problema social y a generar cambios benéficos en un grupo humano seleccionado por su mayor vulnerabilidad. La clave de estos proyectos es la solución de un problema que afecta el bienestar o la calidad de vida de un grupo humano.

·     Proyectos de investigación: dirigidos a generar conocimientos nuevos sobre una pregunta específica que no ha sido resuelta por la ciencia. El producto de estos proyectos es un informe que recoge el conocimiento nuevo generado por el investigador.

·     Proyectos de desarrollo tecnológico: estos proyectos se interesan por mejorar la aplicación de conocimientos generando productos o servicios útiles. Implican el desarrollo de nuevos procedimientos y la provisión de los recursos físicos requeridos para mejorar un proceso de producción o un servicio.

·     Proyectos de desarrollo administrativo: dirigidos a mejorar un proceso administrativo o una organización. Los proyectos de desarrollo institucional se interesan en mejorar, modificar, ampliar o crear una organización de trabajo y de los sistemas que la componen. En salud, este tipo de proyectos generalmente facilitan la revisión y la renovación de la administración del sistema de salud y de los servicios, o de una parte de la organización, incluyendo el replanteo eventual de las políticas, estructuras, sistemas, modelos, recursos y procedimientos, en un proceso donde el desarrollo del talento humano es el elemento central. Su ejecución suele demandar recursos adicionales, diferentes a los que se destinan a actividades operacionales normales en una institución. Su éxito no es posible sin una voluntad política seria y un alto grado de compromiso del talento humano para que su operación se prolongue en el tiempo y logre las transformaciones deseadas.

·     Proyectos de inversión física: dirigidos a desarrollar, ampliar, mejorar o modificar sustancialmente edificaciones, infraestructura, instalaciones o equipos.

La Información

Es el segundo de los componentes esenciales de todo proyecto. Se considera que el éxito o fracaso del proyecto depende en gran parte de la información que lo sustenta. La buena información agrega valor, genera oportunidades de mejoramiento, facilita la administración y el control de toda organización. Por muy simple que parezca, todo proyecto toca con múltiples aspectos y es, por sí mismo, complejo. En la práctica, sin embargo, la complejidad de los proyectos se considera relativa y suele establecerse por comparación entre varios de ellos. El mayor o menor grado de éxito de la intencionalidad puede depender del conocimiento que el proyectista tenga acerca de los factores que inciden en el problema y en la forma de controlarlo. De este argumento se desprende la necesidad de conocer bien los factores que afectan el éxito de la intencionalidad, especialmente en lo relacionado con el problema y las opciones de solución. Estos elementos revisten una importancia crucial para el éxito, y su conocimiento demanda especial atención por parte de los autores del proyecto.

Al formular un proyecto nos veremos obligados a basar los criterios en la mejor información disponible. Idealmente esta información debe ser suficiente, confiable, oportuna, clara, actualizada y selecta y dar respuesta, como mínimo, a los siguientes interrogantes:

»    ¿En qué consiste realmente el problema?

»    ¿El problema es percibido de la misma manera por las personas o instituciones involucradas?

»     ¿Para quiénes y cuántos es problema?

»     ¿Cómo se ha comportado anteriormente?

»     ¿Qué lo origina?

»     ¿Qué consecuencias conlleva?

»     ¿Cómo se relaciona el problema con su contexto?

»    ¿Qué aspectos importantes se conocen sobre el problema que pudieran contribuir a su solución?

»    ¿Qué tan importante es el problema en la actualidad?

»    ¿Para quiénes es importante resolverlo?

»    ¿Es posible que algunas personas estén interesadas en mantener la situación que calificamos como problema?

Cuatro (4) procedimientos pueden ser especialmente útiles al precisar el problema:

1.      Definir el problema y sus características. Esta actividad implica un esfuerzo del proyectista por precisar los aspectos esenciales que caracterizan o identifican la situación problema y la diferencian de otras situaciones parecidas o relacionadas. Este procedimiento se designa en ocasiones como elaboración del marco conceptual. Algunos proyectistas con mucha experiencia en el manejo del problema podrán apoyarse en la información que les brindan sus éxitos y fracasos previos. Pero la experiencia por si misma puede ser insuficiente. Nunca te arrepentirás de investigar y consultar las experiencias que otros hayan publicado o te puedan comunicar directamente. De lo anterior, puedes deducir la importancia que tiene consultar las bases de datos y la opinión de los expertos.

2.         Elaborar un diagnóstico contextual que ubique y relacione el problema en aquella problemática mayor que lo engloba y que determina sus características y su comportamiento. Es muy importante tener presente que un problema no se comporta de la misma manera en poblaciones o en momentos diferentes. La gestión de proyectos nos exigirá tener en cuenta el contexto al momento de proponer las soluciones. A lo largo del texto se verán algunas técnicas para facilitar la elaboración de diagnósticos contextuales.

3.      Analizar las causas y consecuencias del problema. En adelante nos referiremos a esta actividad como diagnóstico causal y aplicaremos, al resolverla, diferentes enfoques, especialmente una técnica llamada árbol de problemas.

4.      Priorizar los factores causales. Implica comparar la importancia relativa que pueda tener cada una de las causas identificadas en el diagnóstico y en el comportamiento del problema.

En el marco de la gestión de proyectos se han desarrollado principios y recomendaciones técnicas que facilitan la realización de cada uno de estos procedimientos, y que se verán a lo largo del texto.

El enfoque de gestión de proyectos considera que, mientras el proyectista no haya precisado adecuadamente su problema, no podrá formular una buena solución.

El Proyecto y sus componentes: Aspectos Generales

El término Proyecto se aplica a la intención de hacer o ejecutar algo. Un proyecto no es otra cosa que la intención organizada de transformar una situación actual insatisfactoria en una situación futura deseada. El proyecto es un puente entre un problema y una solución. 

En términos académicos se podría definir un proyecto como un sistema artificial y abstracto, constituido por bloques de información y decisiones, los cuales se articulan alrededor de una intencionalidad bien definida que delimita estos bloques en el espacio y en el tiempo. Los principales componentes de un proyecto son: la intencionalidad, la información y las decisiones.

La Intencionalidad

En un proyecto, la intencionalidad es una fuerza interior que nos impulsa, de manera más o menos consciente, en una dirección; en ocasiones las intencionalidades se convierten en decisiones que pretenden incidir de manera particular sobre el futuro. La intencionalidad, entendida como aquello que el proyectista quiere lograr, se considera el elemento nuclear que origina el proyecto. En relación con este aspecto, es conveniente hacer las siguientes precisiones:

•         No existe proyecto sin intencionalidad. La intención o interés del proyectista es la esencia y el núcleo de todo proyecto.

•         Las intencionalidades de las personas son por naturaleza múltiples, y cambian de un lugar a otro. No esperes que todos vean el proyecto como tú lo ves.

Las intencionalidades de las personas son dinámicas, pues las condiciones particulares de los sujetos cambian a lo largo de la vida y lo que hoy nos motiva, mañana puede sernos indiferente. Esta característica de las intencionalidades se impone también a los proyectos, cuya naturaleza es por lo mismo variada y cambiante. Un grupo de personas puede querer algo hoy y mañana no, o las necesidades de una comunidad pueden cambiar de un periodo a otro.

•         Con el fin de facilitar el manejo práctico de este concepto, la gestión de proyectos considera que la intencionalidad de un sujeto refleja sus condiciones particulares (motivaciones y necesidades) frente a un aspecto concreto de la realidad, cuyo comportamiento le interesa y quiere controlar y al que se denomina "problema". En el contexto de los proyectos, las intencionalidades se centran en la solución de problemas.

•         El término "problema" se usa frecuentemente con diferentes connotaciones. Para efectos del presente curso, un problema es cualquier evento que suscita el interés del sujeto por modificarlo (cuando sus efectos actuales son nocivos o no son los deseables), o por conservarlo (cuando la desaparición del evento conlleva a perder sus efectos favorables). En relación con los proyectos, se van a calificar como "problema" a aquellas situaciones que logran movilizarnos porque su estado actual o futuro choca con los intereses y se opone a ellos. No todos los problemas responden bien a la gestión de proyectos. Más adelante se verá cuándo una situación se percibe como un problema y cuándo puede enfrentarse mediante la gestión de proyectos.

•         La diversidad de los seres humanos como sujetos de decisión, puede dar origen a conflictos de intereses que se reflejan también en la gestión de los proyectos. Los proyectos que involucran o afectan a diferentes personas están, por su mismo origen, expuestos a conflictos que amenazan su viabilidad y factibilidad.

•         Lo que es problema para mí puede no serlo para otro, pues la valoración de las situaciones cotidianas como problemas depende de nuestras historias personales y de la visión que se tenga de ellas. El conflicto, como presencia de fuerzas contrarias, es una característica inherente a los proyectos, que nos exige generar mecanismos de participación y concertación alrededor de la intencionalidad propuesta, con el fin de obtener suficiente respaldo como para enfrentar los intereses con los factores en contra y lograr el resultado previsto.

•         Por su importancia para el proyecto, la intencionalidad que le da origen debe precisarse y aclararse con esmero. En el área de la gestión de proyectos, existen diferentes términos, provenientes de diversos enfoques administrativos, con los cuales se pretende facilitar la definición de la intencionalidad. Como ejemplo se podría citar: la finalidad, la visión, la misión, el propósito, los objetivos y las metas; figuras administrativas que, desde diferentes puntos de vista, pretenden dar forma a las intenciones del sujeto.

•         Entre las intencionalidades que convergen en el proyecto revisten especial importancia las expectativas, aspiraciones y necesidades de quienes se beneficiarán de él. Algunas corrientes modernas de administración consideran que el éxito de los proyectos depende en gran parte de su capacidad para acoger y expresar la intencionalidad de los clientes. Por esta razón, exigen que los diferentes involucrados en el proyecto, y muy especialmente sus beneficiarios, participen activamente en el proyecto desde la fase de formulación.

•         Los expertos en el tema hacen dos recomendaciones en relación con la formulación de las intencionalidades: 

1.       Expresarlas de manera positiva como oportunidades a aprovechar o potencialidades a desarrollar, más que como carencias a suplir.

2.       Expresarlas de manera proactiva, es decir, de forma consciente, previsora y activa, en vez de asumirlas pasivamente como reacción a hechos cumplidos.

Un proyecto rara vez expresa una sola intencionalidad. Por el contrario, suele ser el punto de encuentro de los intereses múltiples y cambiantes de diferentes personas. En lo sucesivo utilizaremos el término involucrados para referirnos a todas las personas directa e indirectamente interesadas en el problema o en las posibles soluciones. Más adelante se revisará cómo hacer un buen análisis de los involucrados y de sus intereses.

Formular y Evaluar un Proyecto

Proyecto:
“Es el conjunto organizado de acciones, realizadas ordenadamente durante un período de tiempo determinado, que responden a una demanda o problema, con el propósito de ofrecer una solución.” (Véliz, 2009, p.21). En este sentido, es bueno señalar que el proyecto se convierte, en una herramienta que tiene un plazo establecido, se realizará en el futuro, generando productos específicos.

Igualmente, señala el mismo autor que existen diversas categorías de proyectos, dentro de los que se distinguen los proyectos sociales o comunitarios, que abordan problemas salidos del seno mismo de las comunidades y que pretenden dar respuestas o soluciones a grupos sociales definidos. Por otra parte, también existen proyectos de investigación social, que están ligados a la investigación científica y a la generación de nuevos conocimientos. La realización de un proyecto, implica un cambio efectivo y positivo, respecto a una situación inicial, que se visualiza o proyecta hacia el futuro.

Formular y Evaluar un Proyecto:

La formulación es la etapa centrada en el diseño de las distintas opciones del proyecto, lo que significa sistematizar, un conjunto de posibilidades técnicamente viables, para alcanzar los objetivos y solucionar el problema que motivó su inicio. A través de la formulación de proyectos se orienta el proceso de producir y regular la información más adecuada, que permita avanzar de manera eficaz, en su ejecución. Implica adecuarse a una presentación o formato que se exija para tal fin, contentivo de toda la información necesaria, para su posterior gestión o ejecución.

Por su parte, la evaluación es un proceso de estimación, valorización y revisión detallada de los logros, a partir de los objetivos propuestos. Permite organizar de manera sistemáticas las actividades, consolidar la participación de los involucrados, y reflexionar acerca de la necesidad de efectuar cambios, para tomar decisiones, que conduzcan a la mejora y posterior concreción del mismo.
La formulación y la evaluación son dos procesos interdependientes, en el que uno sirve de marco de referencial para el otro. Existen dos (2) tipos de evaluación según el momento en que se realiza y los objetivos trazados:

• La evaluación ex-ante, la cual se realiza antes de la operación. Tiene como objetivo, estimar los costos, el impacto, alcances de los objetivos, viabilidad y factibilidad del proyecto, en definitiva diagnosticar el contexto.
• La evaluación ex-post, se lleva a cabo en la etapa de ejecución y finalización del proyecto. Tiene como objetivo decidir si se debe continuar con el proceso, establecer formulaciones similares, orientar el proceso, adaptar y cambiar condiciones, reprogramar.

El monitoreo, es una gestión administrativa, que se realiza periódicamente y en distintos niveles, para realizar un seguimiento y conocer los insumos, las actividades, los procesos, los productos relacionados con el tiempo, la cantidad, la calidad y los costos. Permite verificar el desarrollo de las actividades programadas, medir los resultados de la gestión y optimizar los procesos.

Al igual que la evaluación ex-post se realiza durante la operación, se diferencian en que el monitoreo se preocupa del análisis de los distintos componentes de la gestión interna, en términos de eficacia, eficiencia y focalización, mientras que la evaluación ex-post, centra su interés en la relación entre los productos y el logro de los objetivos, es decir en lo externo, (efectos, impacto, población, objetivos).

De lo expuesto anteriormente se puede concluir que la evaluación hace posible establecer un proceso de realimentación, que busca la mejora de los procesos en función de acciones futuras y promover el bienestar de los participantes.

Eficacia: relación de volumen de producción, la cantidad de productos que genera y distribuye el proyecto, en un período determinado, es decir a mayor producción mayor es la eficacia, proporcionalidad directa.

Eficiencia: relaciona el volumen de producción con los recursos utilizados para ello, la eficiencia incluye la eficacia y la asocia a alguna unidad de recurso, dinero, tiempo, personal.

Impacto: la evaluación por impacto identifica los resultados no esperados que surgen luego de la implementación del proyecto, ésta no guarda relación con los objetivos planteados inicialmente.

Indicadores: los indicadores son un aspecto, que permiten medir el nivel de cumplimiento de las actividades y objetivos para relacionarlos con los resultados que se quieren obtener, facilitan un análisis objetivo de los resultados.