La Información

Es el segundo de los componentes esenciales de todo proyecto. Se considera que el éxito o fracaso del proyecto depende en gran parte de la información que lo sustenta. La buena información agrega valor, genera oportunidades de mejoramiento, facilita la administración y el control de toda organización. Por muy simple que parezca, todo proyecto toca con múltiples aspectos y es, por sí mismo, complejo. En la práctica, sin embargo, la complejidad de los proyectos se considera relativa y suele establecerse por comparación entre varios de ellos. El mayor o menor grado de éxito de la intencionalidad puede depender del conocimiento que el proyectista tenga acerca de los factores que inciden en el problema y en la forma de controlarlo. De este argumento se desprende la necesidad de conocer bien los factores que afectan el éxito de la intencionalidad, especialmente en lo relacionado con el problema y las opciones de solución. Estos elementos revisten una importancia crucial para el éxito, y su conocimiento demanda especial atención por parte de los autores del proyecto.

Al formular un proyecto nos veremos obligados a basar los criterios en la mejor información disponible. Idealmente esta información debe ser suficiente, confiable, oportuna, clara, actualizada y selecta y dar respuesta, como mínimo, a los siguientes interrogantes:

»    ¿En qué consiste realmente el problema?

»    ¿El problema es percibido de la misma manera por las personas o instituciones involucradas?

»     ¿Para quiénes y cuántos es problema?

»     ¿Cómo se ha comportado anteriormente?

»     ¿Qué lo origina?

»     ¿Qué consecuencias conlleva?

»     ¿Cómo se relaciona el problema con su contexto?

»    ¿Qué aspectos importantes se conocen sobre el problema que pudieran contribuir a su solución?

»    ¿Qué tan importante es el problema en la actualidad?

»    ¿Para quiénes es importante resolverlo?

»    ¿Es posible que algunas personas estén interesadas en mantener la situación que calificamos como problema?

Cuatro (4) procedimientos pueden ser especialmente útiles al precisar el problema:

1.      Definir el problema y sus características. Esta actividad implica un esfuerzo del proyectista por precisar los aspectos esenciales que caracterizan o identifican la situación problema y la diferencian de otras situaciones parecidas o relacionadas. Este procedimiento se designa en ocasiones como elaboración del marco conceptual. Algunos proyectistas con mucha experiencia en el manejo del problema podrán apoyarse en la información que les brindan sus éxitos y fracasos previos. Pero la experiencia por si misma puede ser insuficiente. Nunca te arrepentirás de investigar y consultar las experiencias que otros hayan publicado o te puedan comunicar directamente. De lo anterior, puedes deducir la importancia que tiene consultar las bases de datos y la opinión de los expertos.

2.         Elaborar un diagnóstico contextual que ubique y relacione el problema en aquella problemática mayor que lo engloba y que determina sus características y su comportamiento. Es muy importante tener presente que un problema no se comporta de la misma manera en poblaciones o en momentos diferentes. La gestión de proyectos nos exigirá tener en cuenta el contexto al momento de proponer las soluciones. A lo largo del texto se verán algunas técnicas para facilitar la elaboración de diagnósticos contextuales.

3.      Analizar las causas y consecuencias del problema. En adelante nos referiremos a esta actividad como diagnóstico causal y aplicaremos, al resolverla, diferentes enfoques, especialmente una técnica llamada árbol de problemas.

4.      Priorizar los factores causales. Implica comparar la importancia relativa que pueda tener cada una de las causas identificadas en el diagnóstico y en el comportamiento del problema.

En el marco de la gestión de proyectos se han desarrollado principios y recomendaciones técnicas que facilitan la realización de cada uno de estos procedimientos, y que se verán a lo largo del texto.

El enfoque de gestión de proyectos considera que, mientras el proyectista no haya precisado adecuadamente su problema, no podrá formular una buena solución.