Formulación de la solución: Logros, Productos y Objetivos

Se han definido los problemas como situaciones que se oponen a nuestras intencionalidades. Una solución es un cambio esencial que transforma la situación desfavorable en una situación compatible con nuestra intencionalidad.

En algunas ocasiones el azar y el tiempo pueden transformar los problemas en soluciones. Infortunadamente ello no suele ocurrir con problemas complejos como los que enfrentan las organizaciones y las comunidades, las cuales deben esforzarse sistemáticamente para lograr los cambios esperados. En las películas de aventuras, es posible que los protagonistas encuentren en el último momento una solución inesperada a sus problemas; los gestores de proyectos no cuentan con tanta suerte y deben confiar más en sus acciones que en el azar.

Se denomina logro al resultado de una acción. Muchos autores se refieren a este concepto como resultado. En el contexto teórico de la gestión de proyectos, los logros deben corresponder a cambios sustanciales de la situación problema donde ha desaparecido la condición desfavorable para dar paso a la condición favorable. Formalmente, los logros deben expresarse como oraciones con sentido completo que expresan positivamente la situación favorable esperada. Para anticipar los logros, algunos autores recomiendan transformar la expresión negativa, donde se formulaba el problema, en una expresión positiva que describa la situación ideal esperada. Otros autores prefieren usar el término producto, enfatizando en la necesidad de visualizar los logros como resultados concretos, tangibles y observables.

Algunas corrientes administrativas se refieren a los resultados como objetivos; sin embargo valdría la pena hacer una discusión al respecto. Un objetivo es la expresión anticipada de un resultado esperado en el futuro.

Los objetivos constan de cuatro (4) componentes esenciales o básicos:

Esenciales: Qué. Cuando, Dónde, Cómo

Además de los Complementarios:

Quién, Con qué, Para qué, Para quién, Cuanto

1.   ¿Qué se espera lograr? Este componente tiene a su vez dos (2) elementos:

» El producto, logro o resultado esperado propiamente dicho, se expresa como un sustantivo referido a un objeto o situación tangible y o medible (observable), aunque sólo en algunos casos esta medición sea cuantificable. Si el producto se define bien, la formulación de objetivos será relativamente más fácil.

» Una acción expresada en infinitivo verbal (ar, er, ir), que indica el tipo de esfuerzo que se hará para lograr el producto. Por ejemplo: generar, aumentar, reducir, fortalecer, diseñar, implantar, valorar, producir, eliminar, transformar.

Ambos elementos configuran el núcleo del objetivo. Ejemplos:

·         Reducir: El costo de operatividad

·         Aumentar: El nivel de escolaridad

·         Mejorar: La calidad de la educación

2.       ¿Cuándo? El objetivo debe delimitar un horizonte temporal, precisando el tiempo límite para alcanzar el resultado esperado. Por ejemplo: Junio - Diciembre de 2014

3.       ¿Dónde? Este elemento del objetivo delimita el lugar o ámbito geográfico donde se alcanzará el resultado. Por ejemplo: "en la Comuna Panal 2021", "en la Unefa extensión Guacara"

4.       ¿Cómo se va a lograr? Esta información da cuenta del método o estrategia que se aplicará para lograr el resultado esperado. Por ejemplo: "mediante acciones educativas", "utilizando diferentes técnicas administrativas de control de gestión", "utilizando el Enfoque PESI (Plan Estratégico de Sistemas de Información"), entre otros.

Adicionalmente los objetivos pueden expresar otra información que puede ser importante para prever el alcance del resultado:

•         ¿Quién? Precisa el responsable de obtener el resultado.

•         ¿Con qué? Describe los recursos e instrumentos utilizados para obtener el resultado.

•         ¿Para qué? Se refiere a la finalidad o resultado último del proceso.

•         ¿Para quién? Define los beneficiarios del resultado esperado.

•     ¿Cuánto? Precisa la cantidad de resultado que se obtendrá. En este caso se habla de metas. Una meta es un tipo particular de objetivo cuyo resultado se ha cuantificado en el tiempo. No todos los resultados se dejan medir cuantitativamente. Cuando esto ocurre, se especifica las características de calidad del resultado o producto esperado y se expresa el tiempo en que se esperan estos cambios.

Los objetivos pueden ser generales o específicos. Esta diferencia es convencional. Un objetivo general expresa el resultado en términos amplios, en cuyo caso deberá descomponerse en tantos objetivos específicos cuantos productos diferentes pretenda alcanzar.

Construir objetivos generales es un recurso muy útil que permite al analista integrar o "empaquetar" diferentes intencionalidades que de otra forma permanecerían dispersas y serían, por lo tanto, más difíciles de manejar. Sin embargo, este esfuerzo integrador puede exigir al analista sacrificar en parte la precisión y detalle que, en cambio, sí deben exigirse a los objetivos específicos.

Los objetivos específicos deben dar cuenta, en forma secuencial, de los diferentes apartes que forman el todo del objetivo general.

De manera bilateral se deberá revisar que el cumplimiento de todos los objetivos específicos, dé cuenta del cumplimiento del objetivo general, y viceversa, verificando que el objetivo general se logre a través de los específicos.